Software para IFS Food v8: registros, evidencias y auditorías
IFS Food es un estándar de seguridad y calidad alimentaria reconocido por la GFSI, propiedad de IFS Management GmbH (Berlín), dirigido a fabricantes que procesan alimentos o los envasan a granel, sobre todo proveedores de marca de distribuidor para el comercio europeo. La versión 8, publicada en abril de 2023 y auditable en exclusiva desde 2024, organiza sus requisitos en cinco capítulos e incorpora un sistema de puntuación (A, B, C y D) con diez requisitos KO (knock-out) y dos niveles de certificación según el porcentaje alcanzado: Foundation Level (desde el 75 %) y Higher Level (desde el 95 %). La exigen cadenas como Mercadona, Carrefour, Aldi y Lidl, y su certificación se renueva con una auditoría anual.
Capítulos que generan registros y evidencias
- Capítulo 1 — Gobernanza y compromiso (política corporativa con cultura de seguridad alimentaria, responsabilidades y revisión por la dirección).
- Capítulo 2 — Sistema de gestión de la seguridad alimentaria y la calidad (control documental, registros y plan APPCC con la vigilancia de los PCC).
- Capítulo 3 — Gestión de los recursos (higiene del personal, formación e instalaciones para el personal).
- Capítulo 4 — Procesos operativos, el más extenso (proveedores, alérgenos, trazabilidad, cuerpos extraños, etiquetado, fraude alimentario —4.20— y food defense —4.21—).
- Capítulo 5 — Mediciones, análisis y mejora (auditorías internas, calibración, no conformidades, acciones correctivas, retirada y recall).
Requisitos KO y no conformidades mayores
Un requisito KO valorado con D resta el 50 % de la puntuación total y deja la auditoría fallida, sin certificado (una no conformidad Major resta el 15 % y también lo impide). Conviene tener su evidencia siempre disponible y al día. Estos son los diez KO de IFS Food v8:
- Gobernanza y compromiso (1.2.1): el personal conoce sus responsabilidades y hay mecanismos documentados para vigilar la eficacia de su desempeño.
- Vigilancia de cada PCC (2.3.9.1): método, frecuencia y registros de cada punto crítico, con acción ante cualquier desviación del límite.
- Higiene del personal (3.2.2): requisitos comprendidos y aplicados por todo el personal relevante.
- Acuerdos con el cliente (4.1.3): los requisitos pactados se cumplen en producto y proceso.
- Especificaciones de materias primas (4.2.1.3): documentadas, vigentes y aplicadas para todas las materias primas.
- Mitigación de cuerpos extraños (4.12.1): procedimientos basados en riesgo, implantados y mantenidos.
- Trazabilidad (4.18.1): sistema capaz de ligar lotes de producto con materias primas y envases en contacto, hasta la entrega al cliente.
- Auditorías internas (5.1.1): programa eficaz que cubre todos los requisitos de la norma.
- Retiradas, recuperaciones e incidentes (5.9.1): procedimiento eficaz, con responsable localizable en todo momento.
- Acciones correctivas (5.11.3): formuladas, documentadas e implantadas lo antes posible, con responsables y plazos.
Cómo Quali-IA cubre cada requisito
| Capítulo / Requisito | Qué hay que demostrar | Módulo Quali-IA |
|---|---|---|
| 1.3.1 — Revisión por la dirección | Acta con todos los datos de entrada obligatorios y seguimiento de acciones | Gestión documental SGC |
| 2.1.1 — Control documental | Versiones vigentes, aprobaciones y distribución controlada | Gestión documental SGC |
| 2.2.1 — Plan APPCC | Análisis de peligros y plan APPCC documentado y revisado | APPCC digital |
| 2.3.9.1 — Vigilancia de cada PCCKO | Registros de vigilancia y acción correctiva ante desviación | APPCC digital |
| 3.3 — Formación e instrucción | Plan, registros y firma digital de asistencia, con evaluación de la eficacia | Formación y competencias |
| 4.3.2 y 4.19.3 — Etiquetado | Etiquetado conforme a la legislación del país de destino y declaración de alérgenos | Gestión documental SGC |
| 4.4 — Compras | Homologación y evaluación continua de proveedores | Gestión de proveedores |
| 4.12.1 — Cuerpos extrañosKO | Mitigación del riesgo y verificaciones del detector de metales o de rayos X | APPCC digital |
| 4.18.1 — TrazabilidadKO | Ejercicio ascendente y descendente con balance de masas, en un máximo de 4 horas | Trazabilidad con agente IA |
| 4.19 — Gestión de alérgenos | Matriz de alérgenos, riesgo de contaminación cruzada y medidas vigiladas | Gestión de alérgenos |
| 5.1.1 — Auditorías internasKO | Programa que cubre todo el sistema, con hallazgos y seguimiento | Auditorías internas |
| 5.4 — Calibración | Plan y registros de calibración con avisos de vencimiento | Calibración de equipos |
| 5.9.1 — Retirada y recallKO | Procedimiento probado y simulacro documentado con lote, tiempo y porcentaje localizado | Simulador de recall |
| 5.11.3 — Acciones correctivasKO | Flujo de apertura, análisis de causa, acción correctiva y cierre | Gestión de no conformidades |
Gestión en papel y Excel frente a Quali-IA
| Riesgo de auditoría | Sin software dedicado | Con Quali-IA |
|---|---|---|
| Huecos en los registros de los CCP | Casilla en blanco visible para el auditor | Aviso automático si falta el registro del turno |
| Documento desactualizado en planta | Versión antigua colgada sin control | Solo la versión vigente disponible en cada punto |
| Tiempo de respuesta de la trazabilidad | De 2 a 8 horas buscando entre hojas | Informe de trazabilidad en minutos sobre el ERP |
| Calibración vencida en un CCP | Se descubre el día de la auditoría | Aviso de vencimiento con el certificado adjunto |
| Cambio de alérgeno en una receta | Depende de que alguien actualice la ficha a mano | El sistema cruza materia prima, receta y etiqueta |
| Preparación del expediente de auditoría | Semanas reuniendo evidencias dispersas | Expediente completo en horas |
Preguntas frecuentes sobre IFS Food v8
¿Qué es un requisito KO en IFS Food v8 y cómo afecta a la certificación?
Un requisito KO (knock-out) es uno de los diez requisitos innegociables de IFS Food v8: si el auditor lo valora con D, resta el 50 % de la puntuación total y la auditoría queda fallida, sin certificado. Los diez son: gobernanza y responsabilidades (1.2.1), vigilancia de cada PCC (2.3.9.1), higiene del personal (3.2.2), acuerdos con el cliente (4.1.3), especificaciones de materias primas (4.2.1.3), mitigación de cuerpos extraños (4.12.1), trazabilidad (4.18.1), auditorías internas (5.1.1), retiradas e incidentes (5.9.1) y acciones correctivas (5.11.3). Por eso conviene tener su evidencia documental siempre disponible y al día.
¿Cada cuánto se audita IFS Food y qué nivel hay que alcanzar?
La certificación IFS Food se renueva con una auditoría completa cada año. Con una puntuación total del 75 % o más se certifica a Foundation Level y, a partir del 95 %, a Higher Level, ambos con 12 meses de validez. Una no conformidad Major resta el 15 % de la puntuación e impide emitir el certificado: si es la única y el total se mantiene en el 75 % o más, cabe una auditoría de seguimiento en un máximo de seis meses que, superada, permite certificar solo a Foundation Level. Un requisito KO valorado con D deja la auditoría fallida. Mantener los registros y las acciones correctivas al día es clave para sostener el nivel entre auditorías.
¿Un software puede garantizar que se apruebe la auditoría IFS Food?
No. Ningún software certifica ni garantiza el resultado de una auditoría: la certificación la concede un organismo acreditado tras evaluar a la empresa. Lo que hace Quali-IA es digitalizar y mantener al día los registros, evidencias y acciones correctivas que IFS Food v8 exige, de modo que el día de la auditoría la información esté completa y accesible.
¿Qué versión de IFS Food está vigente?
La versión vigente es IFS Food v8, publicada en 2023; las auditorías se realizan contra esta versión. Quali-IA mantiene sus listas de verificación y el mapeo de requisitos alineados con la versión en vigor.
Normativa y recursos oficiales
Información orientativa alineada con la versión vigente de la norma. Quali-IA no está acreditada ni certificada por el organismo propietario del estándar y no sustituye a la consultoría especializada.
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Te mostramos cómo digitalizar los registros y evidencias que exige la norma para llegar a la auditoría con el dossier completo.
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