Software de homologación y control de proveedores alimentarios
Homologa y controla proveedores de materias primas: certificados GFSI, fichas técnicas, reevaluación y alertas. Cumple el requisito de IFS y BRCGS.
Un software de homologación de proveedores gestiona la evaluación, aprobación y seguimiento de los proveedores de materias primas, envases y servicios en la industria alimentaria. Centraliza los certificados GFSI, las fichas técnicas y de seguridad, las auditorías de segunda parte y la reevaluación periódica, con alertas de caducidad, para cumplir el requisito de aprobación de proveedores que exigen IFS Food y BRCGS.
¿Qué es un software de homologación de proveedores?
Es una herramienta que digitaliza el proceso de evaluar, aprobar y vigilar a los proveedores de una industria alimentaria: materias primas, ingredientes, envases y servicios subcontratados. Cada proveedor tiene una ficha con su estado de aprobación, sus criterios de evaluación, sus certificados vigentes y el histórico de incidencias, de forma que solo se compra a proveedores homologados.
Sustituye a las carpetas y hojas de cálculo donde los certificados caducan sin que nadie lo advierta y las especificaciones de materias primas quedan desactualizadas. El control de proveedores es uno de los requisitos que más no conformidades genera en las auditorías IFS y BRCGS, precisamente porque depende de documentación de terceros difícil de mantener al día.
Qué exigen IFS Food y BRCGS sobre proveedores y cómo se cubre
| Requisito de la norma | Qué exige | Cómo lo cubre Quali-IA |
|---|---|---|
| IFS Food v8 — Aprobación de proveedores (capítulo 4, compras) | Procedimiento de evaluación, aprobación y seguimiento continuo de proveedores basado en el riesgo | Ficha por proveedor con estado de aprobación, criterios de evaluación y seguimiento periódico |
| BRCGS Issue 9 — Aprobación y seguimiento de materias primas (sección 3, gestión de proveedores) | Evaluación de riesgo y aprobación documentada de proveedores de materias primas y envases | Evaluación de riesgo por proveedor y materia prima, con histórico y revisión periódica |
| Especificaciones de materias primas | Fichas técnicas actualizadas y acordadas de cada materia prima y material de envasado | Repositorio de especificaciones con la versión vigente y control de cambios |
| Certificación GFSI del proveedor | Verificar la certificación vigente (IFS, BRCGS, FSSC 22000) o una alternativa según riesgo | Registro del certificado con fecha de caducidad y alerta automática antes de vencer |
| Auditorías de segunda parte | Auditar in situ a los proveedores cuando el nivel de riesgo lo requiere | Programa de auditorías de proveedor con checklist, hallazgos y acciones correctivas |
¿Cómo se homologa un proveedor paso a paso?
- Alta y evaluación inicial del proveedor según el riesgo de la materia prima que suministra.
- Solicitud de documentación: certificado GFSI, fichas técnicas y de seguridad, y especificación acordada.
- Aprobación (u homologación) del proveedor y de cada referencia, con su estado registrado.
- Seguimiento continuo del desempeño: incidencias, no conformidades de recepción y reclamaciones.
- Reevaluación periódica y renovación de la documentación antes de su caducidad.
Documentación que debes controlar de cada proveedor
- Certificado GFSI vigente (IFS Food, BRCGS, FSSC 22000, IFS Logistics) o resultado de auditoría de segunda parte.
- Ficha técnica de cada materia prima, ingrediente o envase suministrado.
- Ficha de datos de seguridad y declaraciones (alérgenos, OGM, origen, alimentario para envases).
- Especificación de compra acordada y firmada entre ambas partes.
- Evaluaciones de desempeño y registro de incidencias del proveedor.
Reevaluación periódica y alertas de caducidad
La homologación no es un trámite de una sola vez: los certificados GFSI caducan cada año y las materias primas cambian. Por eso las normas exigen un seguimiento continuo del proveedor. Quali-IA calcula las caducidades de los certificados y de las fichas y avisa con antelación, para que ningún proveedor quede fuera de vigencia sin que el equipo de calidad lo sepa, y para llegar a la auditoría con toda la documentación de terceros al día.
Cómo lo cubre Quali-IA
Control de proveedores
Homologa, evalúa y vigila a cada proveedor con su estado de aprobación, riesgo y desempeño en una ficha única.
Gestión documental
Guarda certificados, fichas técnicas y especificaciones con la versión vigente y control de caducidades.
Auditorías
Planifica y documenta las auditorías de segunda parte a proveedores con checklist y hallazgos.
Asistente de IA
Localiza y cita el certificado o la ficha técnica exacta de un proveedor cuando la necesitas; no se lo inventa.
Datos citables
- IFS Food v8 exige un procedimiento de aprobación y seguimiento de proveedores basado en el riesgo, dentro del capítulo 4 (procesos operativos y compras).
- BRCGS Food Safety Issue 9 regula, en su sección 3 (gestión de proveedores), la aprobación y el seguimiento del desempeño de proveedores de materias primas y envases mediante evaluación de riesgo.
- El Reglamento (CE) 178/2002 obliga a identificar a todo proveedor de alimentos, piensos o materias primas (trazabilidad un paso atrás).
- Los certificados GFSI (IFS, BRCGS, FSSC 22000) tienen vigencia anual, por lo que su homologación requiere control de caducidades y reevaluación periódica.
- Precios de Quali-IA: Básico 149 €/mes (1 planta), Profesional 299 €/mes (2 plantas), Enterprise 449 €/mes (plantas sin límite).
Preguntas frecuentes
¿Qué es la homologación de proveedores en la industria alimentaria?
Es el proceso de evaluar y aprobar a un proveedor antes de comprarle, y de vigilar después su desempeño. Incluye analizar el riesgo de la materia prima, verificar su certificación GFSI, acordar la especificación y recabar las fichas técnicas y de seguridad. Solo se compra a proveedores homologados, y las normas IFS Food y BRCGS exigen mantener esa homologación con un seguimiento continuo.
¿Qué documentación hay que pedir a un proveedor alimentario?
Como mínimo, el certificado GFSI vigente (IFS, BRCGS o FSSC 22000) o el resultado de una auditoría de segunda parte, la ficha técnica de cada materia prima o envase, la ficha de datos de seguridad con las declaraciones de alérgenos y origen, y la especificación de compra acordada. Un software de proveedores centraliza todos estos documentos y controla sus fechas de caducidad.
¿Con qué frecuencia hay que reevaluar a los proveedores?
La reevaluación debe basarse en el riesgo y, como referencia, ligarse a la vigencia anual de los certificados GFSI. Los proveedores de mayor riesgo se revisan con más frecuencia y pueden requerir auditoría de segunda parte. Lo importante para IFS y BRCGS es que el seguimiento sea continuo y documentado; las alertas de caducidad ayudan a que ningún proveedor quede fuera de vigencia.
¿Cuánto cuesta el software de control de proveedores de Quali-IA?
Quali-IA se ofrece en tres planes: Básico 149 €/mes (1 planta), Profesional 299 €/mes (2 plantas, recomendado) y Enterprise 449 €/mes (plantas sin límite). Todos incluyen usuarios sin límite y el módulo de control y homologación de proveedores, junto con la gestión documental y las auditorías.
Ten a todos tus proveedores homologados y con la documentación al día
Te mostramos cómo Quali-IA centraliza la evaluación, los certificados GFSI y las fichas técnicas de tus proveedores, con alertas de caducidad para IFS Food y BRCGS.
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